Principe

Variées et riches, les collections de périodiques constituent une source documentaire prisées de l’ensemble des usagers des bibliothèques, archives, centres de documentation. L’extrême diversité de leurs titres rend néanmoins impossible l’exhaustivité de la couverture documentaire par un seul établissement, sans compter les problèmes liés au volume qu’elles représentent et leur fragilité.

Conscients de ces faits, les professionnels de la documentation en Alsace ont souhaité mettre en place un Plan de conservation partagée des périodiques (PCPP), véritable outil de coopération destiné à identifier, signaler et mettre à disposition du public une base de données de référence répartie sur l’ensemble des établissements partenaires régionaux.

Animé par l’intérêt général et le souci du service public, ce PCPP cherche également à répondre aux contraintes d’espace et de rationalisation des moyens, tout en développant de manière raisonné les collections qui seront la patrimoine de demain et assurer ainsi l’avancée de la recherche et la diffusion des savoirs.

Ce plan est ouvert aux bibliothèques publiques et universitaires, aux archives, centres de documentation, bibliothèques spécialisées, et ce, quel que soit leur statut. Il respecte les politiques d’acquisition et de conservation propres à chacun des établissements et en aucun cas ne s’y substitue. Un PCPP se veut avant tout une mise en commun des ressources et intelligences disséminées sur un territoire.

Recensement et fonctionnement

Dans un premier temps, donnant suite à une enquête prospective, seuls les grands établissements documentaires d’Alsace qui ont remis le questionnaire sont concernés par ce PCPP : les BM de Mulhouse, Colmar, Strasbourg et Haguenau ; les services d’archives du Haut-Rhin et de la Ville de Strasbourg / CUS ; de la Médiathèque protestante.

Une première étape de travail a consisté à recenser l’état de ces collections de chacun d’entre eux. Aujourd’hui, chaque établissement a à charge de conserver les titres de son choix en tenant compte de critères de répartition régionale et nationale (équilibre géographique, accessibilité, nature et état des collections), comme des collections issues de la lecture publique (gérées par CORDIAL) et celles relevant de l’ESR (Carte documentaire de l’enseignement supérieur pour la région).

Tout établissement documentaire qui accepte la responsabilité de conserver au moins un titre de périodique imprimé dans le cadre du PCPP s’engage à :

– conserver, selon les normes en vigueur, la ou les collections de référence dont il dispose, à poursuivre leurs abonnements respectifs et chercher à combler les lacunes ;

– adhérer au réseau du Sudoc-PS et à signaler annuellement ses états de collection de périodiques ;

– chercher à compléter ses collections et à signaler précisément d’éventuelles lacunes soit au centre régional du Sudoc-PS, soit directement dans le Sudoc-PS pour les établissements ‘déployés’ ;

– satisfaire sur place, à titre gratuit et sans obligation d’inscription payante, toutes demandes de communication ; satisfaire à distance, dans la mesure du possible, les demandes des établissements documentaires ;

– désigner en leur sein un correspondant pour le plan de conservation ; assister à la réunion annuelle de suivi et d’évaluation du plan de conservation ;

– avertir CORDIAL en cas de désistement ou de désabonnement d’une collection de référence, dans les deux mois suivants la décision et, dans tous les cas, trois mois avant de procéder au désherbage de manière à assurer son transfert vers un établissement qui en garantirait à son tour la conservation.

Accéder au contenu de la journée d’étude organisée le 26 mai 2014 à ce propos.

Télécharger les titres conservés par établissementTélécharger l’état des lieux régional

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